スキャナ保存とは何か？
スキャナ保存とは、紙で受け取った領収書や請求書をスキャナやスマートフォンで撮影し、 画像データとして保存する方法です。 電子帳簿保存法では、一定の要件を満たすことで紙の原本を保存しなくてもよいとされています。
スマホで撮影した領収書は使える？
結論から言うと、スマホ撮影でもスキャナ保存は可能です。 現在では、多くの個人事業主やフリーランスがスマホを使って対応しています。
スキャナ保存で満たすべき主な要件
① 解像度・カラーの要件
領収書の文字や金額がはっきり読み取れる状態で保存する必要があります。 一般的なスマートフォンのカメラであれば、要件を満たすケースがほとんどです。
② 撮影・保存のタイミング
領収書を受け取ってから、できるだけ早く撮影・保存することが求められます。 後回しにすると紛失や撮影忘れの原因になります。
③ 検索できる状態で保存する
日付・金額・取引先などで後から検索できる状態にしておく必要があります。 単に画像フォルダに保存するだけでは不十分な場合があります。
よくあるNGパターン
- 写真がブレて文字が読めない
- 月末にまとめて撮影している
- どの経費かわからない状態で保存している
紙の原本は捨てていい？
スキャナ保存の要件を満たしていれば、紙の原本を保管しなくても問題ありません。 ただし、要件を満たしているか不安な場合は、一定期間保管するのも一つの方法です。
スキャナ保存を無理なく続けるコツ
スキャナ保存で一番大切なのは「続けられる仕組み」です。 特別な作業として考えるのではなく、日常の流れに組み込むことがポイントになります。
例えば、領収書を受け取ったらその場でスマホで撮影し、 普段使っているLINEに送るだけで保存できる仕組みであれば、 負担を感じずに継続できます。
まとめ
電子帳簿保存法のスキャナ保存は、正しく理解すれば難しいものではありません。 スマホを活用し、無理なく続けられる方法を選ぶことが、対応成功のカギになります。
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