電子帳簿保存法とは何か？
電子帳簿保存法とは、帳簿や請求書・領収書などの国税関係書類を「電子データで保存するためのルール」を定めた法律です。 以前は紙での保存が一般的でしたが、現在は電子データで受け取った書類は電子のまま保存することが原則となっています。
個人事業主にも電子帳簿保存法は関係ある？
結論から言うと、ほぼすべての個人事業主・フリーランスが対象です。 特に次のようなケースに当てはまる場合、対応が必要になります。
- メールで請求書や領収書を受け取っている
- PDFの領収書をダウンロードして保存している
- ECサイトやクラウドサービスを利用している
電子帳簿保存法で対応が必要な3つの保存区分
① 電子取引データ保存
メールやPDFなど、電子データで受け取った請求書・領収書は、 紙に印刷して保存するだけではNGです。 電子データのまま保存し、検索できる状態にする必要があります。
② スキャナ保存
紙の領収書をスマホで撮影し、画像データとして保存する方法です。 一定の要件を満たせば、紙の原本を保管しなくても問題ありません。
③ 帳簿書類の電子保存
会計ソフトなどで作成した帳簿を、電子データのまま保存する方法です。
個人事業主が最低限やるべきこと
すべてを完璧に対応しようとすると大変ですが、最低限やるべきことはシンプルです。
- 電子で受け取った書類は電子のまま保存する
- 紙の領収書はスマホで撮影して早めに保存する
- 日付・金額・取引先が後から確認できる状態にする
よくある誤解とNG例
- 「紙に印刷すればOK」→ NG
- 「とりあえずフォルダ保存」→ 検索性が足りない場合あり
- 「後でまとめてやる」→ 実務的に破綻しやすい
無理なく対応する現実的な方法
電子帳簿保存法対応で一番の敵は「続かない仕組み」です。 日常的に使っているツールに寄せることで、負担は大きく下げられます。
例えば、LINEで領収書を撮影して送るだけで保存・管理できる仕組みであれば、 特別な操作を覚える必要もなく、自然と対応が進みます。
まとめ
電子帳簿保存法は難しく見えますが、個人事業主がやるべきことは限られています。 「正しく・無理なく・続けられる」方法を選ぶことが、最大のポイントです。
